Se acerca el fin de año y con él regresan diferentes responsabilidades a cumplir por las empresas para estar al día con la normatividad en SST del país, como es el caso del registro anual de autoevaluaciones del SG-SST y sus planes de mejoramiento.
Frente a esto, es importante mencionar que el Ministerio del Trabajo a través de la Dirección de Riesgos Laborales, ha adelantado la implementación del Sistema de Información que permitirá acceder a los datos del Sistema General de Riesgos Laborales SGRL.[1]
¿Cómo se realiza registro anual de autoevaluaciones del SG-SST y sus planes de mejoramiento?
De acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 28 de la Resolución 312 de 2019:
Las autoevaluaciones y los planes de mejoramiento de las empresas se registrarán en la aplicación habilitada en la página web del Fondo de Riesgos Laborales.
Esta acción debe realizarse hasta el 31 de enero de cada año, conforme a las siguientes indicaciones:
1. Todos los años en el mes de diciembre las empresas públicas, privadas, empleadores y contratantes deben realizar la autoevaluación.
Como resultado se obtendrá un plan de mejora de los estándares mínimos del año en curso.
Así mismo, deben formular el plan anual del año siguiente así:
Documentos a presentar al Fondo de Riesgos Laborales:
2. En consecuencia, todas las empresas y entidades destinatarias de la presente circular deberán registrar en la aplicación habilitada en la página web del Fondo de Riesgos Laborales https://www.fondoriesgoslaborales.gov.co antes del 31 de enero de cada año los siguientes documentos:
a. Autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del año inmediatamente anterior.
b. Plan de mejora del SG-SST resultado de la autoevaluación del año inmediatamente anterior.
3. Se les recuerda a las empresas o entidades contratantes señaladas en la presente circular y a las Administradoras de Riesgos Laborales-ARL que tienen las siguientes responsabilidades en el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 312 de 2019:
a. Remitir copia de la autoevaluación de los estándares mínimos y del plan de mejoramiento a la ARL para su estudio, análisis, comentarios y recomendaciones.
b. Rendir informe sobre el avance del plan de mejoramiento en el mes de julio de cada año, teniendo en cuenta las recomendaciones de la ARL.
c. Formular en el mes de diciembre de cada año el plan anual del SG-SST, el cual debe empezar a ser ejecutado a partir del (1°) primero de enero del año siguiente.
d. Las ARL deberán informar a las Direcciones Territoriales del Ministerio de Trabajo, los casos en los cuales se evidencia el no cumplimiento del reporte de la autoevaluación y plan de mejora por parte de sus empresas afiliadas.
¿Qué tener en cuenta frente al registro anual de autoevaluaciones del SG-SST y sus planes de mejoramiento?
Al ser un sistema de gestión cíclico, es necesario ejecutar su plan anual, realizar y registrar las autoevaluaciones y los planes de mejora, cada año en las fechas establecidas por el Ministerio del Trabajo en el numeral 1 de la presente Circular, y que al finalizar un ciclo procede con el inicio del siguiente.[2]
Por último, es importante recordarles que, en el mes de diciembre del 2022, el Ministerio del Trabajo dará las orientaciones pertinentes en cumplimiento al artículo 26 de la Resolución 0312 de 2019.
Aquí se establece el registro y cargue en el Sistema de Información de Riesgos Laborales del formulario de evaluación de estándares mínimos y los planes de mejora pertinentes.
En el desarrollo de este ejercicio, el Ministerio del Trabajo estará presto a apoyar y acompañar los procesos que se requieran, a través de la Dirección de Riesgos Laborales en los correos: [email protected] y [email protected].[3]
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[1] Ministerio de Trabajo. Circular 0037 del 29 de julio de 2022.
[2] Ministerio del Trabajo. Circular 072 de noviembre 30 de 2021.
[3] Ministerio de Trabajo. Circular 0037 del 29 de julio de 2022.